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title: Was ist ein City Ledger in einem Hotel? Wie es funktioniert | bedsKey
description: Beim City Ledger handelt es sich um die Forderungen eines Hotels gegenüber Unternehmen und Reisebüros, die nach dem Aufenthalt in Rechnung gestellt werden. Wie es funktioniert, ein Beispiel und wie man es verwaltet.
canonical: https://www.bedskey.com/de/glossary/city-ledger/
lang: de
updated: 2026-09-29
publisher: bedsKey (Innovate Solution)
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# Was ist ein City Ledger?

**Kurz gesagt:** Ein City Ledger umfasst die Forderungen eines Hotels gegenüber Gästen, die nicht beim Check-out zahlen: Firmen, Reisebüros und andere Konten, die nach dem Aufenthalt zu vereinbarten Zahlungsbedingungen eine Rechnung erhalten. Reist der Gast ab, wird der Folio-Saldo vom Guest Ledger auf das City-Ledger-Konto übertragen und verbleibt dort, bis die Rechnung bezahlt ist.

Aktualisiert im September 2026 · bedsKey-Produktteam

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## Guest Ledger vs. City Ledger

|  | Guest Ledger | City Ledger |
| --- | --- | --- |
| Schuldner | Gäste, die aktuell im Haus sind | Firmen und Agenturen nach der Abreise |
| Zeitpunkt des Ausgleichs | Beim Check-out | Gemäß den Zahlungsbedingungen der Rechnung |
| Typische Beispiele | Zimmer, Restaurant, Wäscherei für einen Hausgast | Firmenaufenthalte, Gruppenbuchungen über Agenturen |

## So funktioniert ein Transfer ins City Ledger

1. Ein Firmengast checkt mit einem offenen Saldo von 420 $ auf seinem Folio aus.
2. Statt eine Zahlung entgegenzunehmen, überträgt die Rezeption den Folio-Saldo auf das City-Ledger-Konto der Firma.
3. Eine Rechnung wird an den Buchhaltungskontakt des Unternehmens ausgestellt.
4. Zahlt die Firma, wird der Zahlungseingang dieser Rechnung zugeordnet – oder mehreren Rechnungen, wenn eine Zahlung mehrere Aufenthalte abdeckt.

## Risiken im City Ledger steuern

- Vereinbaren Sie vor dem ersten Aufenthalt Zahlungsbedingungen und ein Kreditlimit pro Konto.
- Stellen Sie umgehend Rechnungen und versenden Sie regelmäßig Kontoauszüge.
- Ordnen Sie Zahlungseingänge den Rechnungen zu, damit der offene Saldo stets korrekt ist.
- Prüfen Sie die Altersstruktur der Forderungen: Überfällige Beträge müssen nachverfolgt werden, bevor neue Aufenthalte auf Rechnung gewährt werden.

## Wie bedsKey mit dem City Ledger umgeht

bedsKey führt Firmen- und Reisebüroprofile mit verhandelten Raten und Zahlungsbedingungen; eine mit einer Firma verknüpfte Vertragsrate wird bei jeder Buchung für diese Firma verbindlich angewendet. Folios werden beim Check-out auf das City Ledger übertragen, Rechnungen per E-Mail an den Buchhaltungskontakt der Firma gesendet und Zahlungseingänge rechnungsübergreifend zugeordnet. Rechnungen, Quittungen und Gutschriften tragen Ihr Branding und sind fortlaufend nummeriert.

## City Ledger: häufige Fragen

### Warum heißt es City Ledger?

Historisch wurden in diesem Buch (Ledger) die Konten ortsansässiger Firmen aus der Stadt geführt, die später abgerechnet wurden – im Gegensatz zu den Gästen im Haus. Der Name hat sich als Bezeichnung für die Forderungen eines Hotels gehalten.

### Wer wird über das City Ledger abgerechnet?

In der Regel Firmen mit unterzeichneter Ratenvereinbarung, Reisebüros und Reiseveranstalter mit Zahlungsziel sowie Gruppenorganisatoren.

### Kann eine Zahlung mehrere Rechnungen abdecken?

Ja. In bedsKey kann ein Zahlungseingang mehreren Rechnungen desselben Kontos zugeordnet werden.

## Verwandte Begriffe

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