1. Siapa yang dicakup dalam kebijakan ini
Kebijakan ini menjelaskan cara Innovate Solution, yang terdaftar di Singapura (UEN 202617746C), menangani data pribadi dalam dua situasi:
- Situs web bedskey.com dan terjemahannya, tempat kami memutuskan bagaimana dan mengapa data pribadi digunakan (kami adalah "pengendali").
- Aplikasi bedsKey, sistem manajemen properti hotel yang digunakan pelanggan kami. Di sana hotel atau grup hotel memutuskan data tamu dan staf apa yang akan dicatat dan alasannya (hotel adalah pengontrolnya) dan kami memproses data tersebut atas namanya (kami adalah "pemroses"). Bagian 9 menjelaskan hal ini secara lebih rinci.
2. Apa yang kami kumpulkan di website
- Detail yang Anda kirimkan kepada kami. Saat Anda meminta demo atau proposal: nama Anda, alamat email, nomor telepon, nama dan tipe properti, jumlah kamar, negara, pesan dan bahasa halaman yang Anda gunakan.
- Data teknis. Alamat IP Anda, agen pengguna browser, dan waktu permintaan disimpan pada setiap pengiriman formulir sehingga kami dapat memblokir penyalahgunaan (setiap alamat dapat mengirimkan lima permintaan per jam). Server kami dan penyedia jaringan kami juga menyimpan log akses standar (alamat IP, waktu, halaman yang diminta, browser) untuk keamanan dan pemecahan masalah.
- Perkiraan negara. Penyedia jaringan kami memberi tahu server kami dari negara mana permintaan tersebut berasal, sehingga kunjungan pertama dapat ditampilkan dalam bahasa yang cocok. Kami menggunakannya hanya untuk permintaan halaman itu dan tidak menyimpannya.
- Satu kue. Jika Anda memilih bahasa di menu, kami menetapkan cookie bernama
bk_langyang hanya menyimpan pilihan tersebut, selama satu tahun. Penting untuk mengingat pilihan Anda. Kami tidak menggunakan cookie periklanan, pelacakan, media sosial, atau analitik, jadi kami tidak menampilkan spanduk cookie.
3. Bagaimana dan mengapa kami menggunakannya
- Untuk menjawab pertanyaan Anda, atur demonstrasi dan siapkan proposal. Ini adalah langkah yang Anda minta sebelum kemungkinan kontrak dan merupakan kepentingan sah kami dalam menjawab pertanyaan bisnis.
- Untuk menjaga keamanan situs web, mencegah spam dan penyalahgunaan, serta memperbaiki kesalahan. Ini adalah kepentingan sah kami dalam menjalankan situs web yang aman.
- Untuk memenuhi kewajiban hukum, pajak, dan akuntansi setelah Anda menjadi pelanggan.
Kami tidak menjual data pribadi, kami tidak menggunakannya untuk pengambilan keputusan otomatis yang mempunyai dampak hukum pada Anda, dan kami tidak mengirimkan email pemasaran kecuali Anda memintanya. Anda dapat menolak penggunaan apa pun berdasarkan kepentingan sah dengan mengirimkan email kepada kami.
4. Dengan siapa kita membaginya
Kami membagikan data pribadi hanya dengan penyedia layanan yang membantu kami menjalankan bedsKey, berdasarkan kontrak yang mengharuskan mereka untuk melindunginya dan menggunakannya hanya untuk instruksi kami:
- Cloudflare: pengiriman konten, keamanan, dan perkiraan negara setiap permintaan.
- Amazon Web Services: mengirim email yang dihasilkan oleh formulir kami (Amazon SES).
- Penyedia hosting dan infrastruktur cloud kami: menjalankan situs web, aplikasi bedsKey, serta database dan cadangan terkelola.
- Staf grup Innovate Solution di Bangladesh, Singapura, dan Uni Emirat Arab yang membutuhkan data untuk menjawab atau mendukung akun Anda.
Kami juga dapat mengungkapkan data ketika undang-undang mewajibkannya, untuk melindungi hak kami atau keselamatan orang lain, atau kepada pembeli jika bisnis direorganisasi atau dijual, dalam hal ini kebijakan ini tetap berlaku.
5. Transfer internasional
Tim dan penyedia kami bekerja di beberapa negara, termasuk Singapura, Bangladesh, Uni Emirat Arab, Amerika Serikat, dan negara tempat Cloudflare beroperasi. Ketika data pribadi meninggalkan negara tempat pengumpulannya, kami melindunginya dengan komitmen kontrak seperti klausul kontrak standar dan langkah-langkah keamanan yang dijelaskan di bawah ini, sehingga data tersebut menerima standar perlindungan yang sebanding dengan yang diperlukan di tempat pengumpulannya.
6. Berapa lama kita menyimpannya
- Pertanyaan dan permintaan demo: hingga 24 bulan setelah kontak terakhir kami dengan Anda, kecuali Anda menjadi pelanggan, dalam hal ini kami menyimpannya selama jangka waktu kontrak.
- Rekening pelanggan dan catatan penagihan: untuk kontrak dan selama undang-undang perpajakan dan akuntansi mewajibkan, biasanya hingga tujuh tahun.
- Log server dan keamanan: untuk jangka waktu singkat diperlukan untuk keamanan, kemudian dihapus.
- Cookie
bk_lang: satu tahun, atau hingga Anda menghapusnya di browser Anda.
7. Bagaimana kita melindunginya
Semua lalu lintas menggunakan HTTPS. Dalam aplikasi bedsKey, setiap data grup hotel diisolasi di tingkat basis data dengan keamanan tingkat baris, akses staf dikontrol oleh izin granular, setiap perubahan dicatat dalam jejak audit tambahan saja, kata sandi di-hash dengan Argon2id, dokumen identitas dienkripsi dengan AES-256-GCM, dan basis data terkelola memiliki pencadangan otomatis. Pembayaran kartu dilakukan di halaman gateway pembayaran itu sendiri, sehingga nomor kartu tidak pernah mencapai bedsKey. Tidak ada sistem yang benar-benar aman; jika pelanggaran memengaruhi data pribadi Anda, kami akan memberi tahu Anda dan otoritas terkait sebagaimana diwajibkan oleh hukum.
8. Hak Anda
Tergantung di mana Anda tinggal (misalnya berdasarkan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi Singapura, GDPR UE dan Inggris Raya, Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi UEA, atau undang-undang Bangladesh), Anda mungkin berhak untuk:
- meminta salinan data pribadi Anda dan cara kami menggunakannya;
- ada data yang tidak akurat yang diperbaiki;
- apakah data Anda dihapus atau penggunaannya dibatasi;
- menolak pemrosesan berdasarkan kepentingan yang sah;
- menerima data Anda dalam format portabel;
- menarik persetujuan jika kami mengandalkannya;
- mengadu ke otoritas perlindungan data, seperti Komisi Perlindungan Data Pribadi Singapura atau otoritas di negara Anda.
Email sales@bedskey.com dengan subjek "Privasi". Kami mungkin meminta Anda untuk mengonfirmasi identitas Anda dan akan menjawab dalam waktu 30 hari. Jika data Anda disimpan di akun bedsKey hotel (misalnya sebagai tamu), harap hubungi hotel tersebut terlebih dahulu; kami akan membantunya menjawab Anda.
9. Data di aplikasi bedsKey
Ketika sebuah hotel menggunakan bedsKey, ia mencatat data tamu, pemesanan, penagihan, dan staf. Untuk datanya:
- hotel adalah pengontrol dan bertanggung jawab untuk memiliki dasar yang sah, memberi tahu para tamunya dan menjawab permintaan mereka;
- kami memproses data hanya untuk menyediakan, mengamankan, dan mendukung layanan, dan hanya berdasarkan instruksi hotel yang terdokumentasi;
- staf kami yang dapat mengaksesnya terikat oleh kerahasiaan dan akses dibatasi dan dicatat;
- kami menggunakan penyedia layanan yang tercantum di bagian 4 sebagai sub-pemroses dan tetap bertanggung jawab atas penyedia layanan tersebut;
- kami membantu hotel menanggapi permintaan subjek data dan insiden keamanan;
- dokumen identitas dihapus secara otomatis setelah periode penyimpanan yang ditetapkan hotel;
- ketika kontrak berakhir, hotel dapat mengekspor datanya selama 30 hari, setelah itu kami menghapusnya dari sistem langsung (cadangan berakhir pada siklus normalnya).
Pelanggan yang memerlukan perjanjian pemrosesan data yang ditandatangani dapat memintanya di sales@bedskey.com.
10. Anak-anak
Situs web dan layanan bedsKey ditujukan untuk bisnis dan tidak ditujukan untuk anak-anak di bawah 16 tahun. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi mereka melalui situs web.
11. Perubahan kebijakan ini
Kami akan memperbarui kebijakan ini ketika praktik kami berubah dan mengubah tanggal di bawah ini. Jika ada perubahan yang signifikan, kami akan memberi tahu pelanggan melalui email atau aplikasi sebelum perubahan tersebut berlaku.
12. Kontak
Innovate Solution (bedsKey), terdaftar di Singapura, UEN 202617746C. Email: sales@bedskey.com. Lihat juga persyaratan layanan dan kebijakan pengembalian dana kami. Jika terjemahan kebijakan ini berbeda dengan versi bahasa Inggris, maka versi bahasa Inggris yang berlaku.