Politica sulla riservatezza

1. Chi copre questa polizza

Questa politica spiega come Innovate Solution, registrata a Singapore (UEN 202617746C), gestisce i dati personali in due situazioni:

• Il sito web bedskey.com e le sue traduzioni, dove decidiamo come e perché vengono utilizzati i dati personali (noi siamo il "responsabile del trattamento").
• L'applicazione bedsKey, il sistema di gestione delle proprietà alberghiere utilizzato dai nostri clienti. Lì l'hotel o il gruppo di hotel decide quali dati dell'ospite e del personale registrare e perché (l'hotel è il titolare del trattamento) e noi elaboriamo tali dati per suo conto (noi siamo il "responsabile del trattamento"). La sezione 9 spiega questo in modo più dettagliato.

2. Cosa raccogliamo sul sito web

• Dettagli che ci invii. Quando richiedi una demo o una proposta: il tuo nome, indirizzo email, numero di telefono, nome e tipologia della struttura, numero di camere, paese, messaggio e la lingua della pagina che hai utilizzato.
• Dati tecnici. Il tuo indirizzo IP, lo user agent del browser e l'ora della richiesta vengono memorizzati con ogni invio di modulo in modo da poter bloccare gli abusi (ciascun indirizzo può inviare cinque richieste all'ora). I nostri server e il nostro provider di rete conservano inoltre registri di accesso standard (indirizzo IP, ora, pagina richiesta, browser) per sicurezza e risoluzione dei problemi.
• Paese approssimativo. Il nostro provider di rete comunica al nostro server da quale paese proviene una richiesta, in modo che la prima visita possa essere mostrata nella lingua corrispondente. Lo usiamo solo per quella richiesta di pagina e non lo memorizziamo.
• Un biscotto. Se scegli una lingua nel menu, impostiamo un cookie denominato bk_lang che memorizza solo quella scelta, per un anno. È necessario ricordare la tua scelta. Non utilizziamo cookie pubblicitari, di tracciamento, di social media o analitici, quindi non mostriamo un banner sui cookie.

3. Come e perché lo usiamo

• Per rispondere alla tua richiesta, organizzare una dimostrazione e preparare una proposta. Questo è un passaggio che hai richiesto prima di un possibile contratto ed è nel nostro legittimo interesse a rispondere alle domande commerciali.
• Per mantenere il sito Web sicuro, prevenire spam e abusi e correggere errori. Ciò è nel nostro legittimo interesse a gestire un sito Web sicuro.
• Per adempiere agli obblighi legali, fiscali e contabili una volta diventato cliente.

Non vendiamo dati personali, non li utilizziamo per decisioni automatizzate che abbiano effetti legali su di te e non inviamo e-mail di marketing a meno che tu non le abbia richieste. Puoi opporti a qualsiasi utilizzo basato sull'interesse legittimo inviandoci un'e-mail.

4. Con chi lo condividiamo

Condividiamo i dati personali solo con i fornitori di servizi che ci aiutano a gestire bedsKey, in base a contratti che richiedono loro di proteggerli e di utilizzarli solo per le nostre istruzioni:

• Cloudflare: consegna dei contenuti, sicurezza e paese approssimativo di ogni richiesta.
• Amazon Web Services: invio delle email generate dai nostri moduli (Amazon SES).
• I nostri fornitori di hosting e infrastruttura cloud: gestione del sito web, dell'applicazione bedsKey, del suo database gestito e dei backup.
• Personale del gruppo Innovate Solution in Bangladesh, Singapore ed Emirati Arabi Uniti che ha bisogno dei dati per risponderti o supportare il tuo account.

Potremmo anche divulgare i dati quando la legge lo richiede, per proteggere i nostri diritti o la sicurezza di altri, o a un acquirente se l'azienda viene riorganizzata o venduta, nel qual caso questa politica continua ad applicarsi.

5. Trasferimenti internazionali

Il nostro team e i nostri fornitori lavorano in diversi paesi, tra cui Singapore, Bangladesh, Emirati Arabi Uniti, Stati Uniti e i paesi in cui opera Cloudflare. Quando i dati personali lasciano il paese in cui sono stati raccolti, li proteggiamo con impegni contrattuali quali clausole contrattuali standard e con le misure di sicurezza descritte di seguito, in modo che ricevano uno standard di protezione paragonabile a quello richiesto nel luogo in cui sono stati raccolti.

6. Per quanto tempo lo conserviamo

• Domande e richieste di demo: fino a 24 mesi dal nostro ultimo contatto con te, a meno che tu non diventi cliente, nel qual caso le conserviamo per tutta la durata del contratto.
• Conto cliente e registrazioni di fatturazione: per il contratto e poi finché le leggi fiscali e contabili lo richiedono, normalmente fino a sette anni.
• Log del server e di sicurezza: necessari per un breve periodo per motivi di sicurezza, quindi eliminati.
• Il cookie bk_lang: un anno o finché non lo elimini nel tuo browser.

7. Come lo proteggiamo

Tutto il traffico utilizza HTTPS. Nell'applicazione bedsKey i dati di ciascun gruppo di hotel sono isolati a livello di database con sicurezza a livello di riga, l'accesso del personale è controllato da autorizzazioni granulari, ogni modifica viene registrata in un audit trail di sola aggiunta, le password vengono sottoposte ad hashing con Argon2id, i documenti di identità sono crittografati con AES-256-GCM e il database gestito dispone di backup automatizzati. I pagamenti con carta vengono effettuati sulla pagina del gateway di pagamento, quindi i numeri delle carte non raggiungono mai bedsKey. Nessun sistema è perfettamente sicuro; qualora una violazione riguardi i tuoi dati personali avviseremo te e le autorità competenti come richiesto dalla legge.

8. I tuoi diritti

A seconda di dove vivi (ad esempio ai sensi del Personal Data Protection Act di Singapore, del GDPR dell'UE e del Regno Unito, della Legge sulla protezione dei dati personali degli Emirati Arabi Uniti o della legge del Bangladesh), potresti avere il diritto di:

• chiedere una copia dei tuoi dati personali e come li utilizziamo;
• far correggere i dati inesatti;
• far cancellare i tuoi dati o limitarne l'utilizzo;
• opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse;
• ricevere i tuoi dati in formato portatile;
• revocare il consenso laddove facciamo affidamento su di esso;
• presentare un reclamo a un'autorità per la protezione dei dati, come la Commissione per la protezione dei dati personali di Singapore o l'autorità del tuo paese.

Invia un'e-mail sales@bedskey.com con oggetto "Privacy". Potremmo chiederti di confermare la tua identità e ti risponderemo entro 30 giorni. Se i tuoi dati sono conservati nell'account bedsKey di un hotel (ad esempio come ospite), contatta prima l'hotel; lo aiuteremo a risponderti.

9. Dati nell'applicazione bedsKey

Quando un hotel utilizza bedsKey, registra i dati degli ospiti, della prenotazione, della fatturazione e del personale. Per quei dati:

• l'hotel è titolare del trattamento ed è responsabile di avere una base legale, informare i propri ospiti e rispondere alle loro richieste;
• trattiamo i dati solo per fornire, garantire e supportare il servizio e solo su istruzioni documentate dell'hotel;
• il nostro personale che può accedervi è vincolato alla riservatezza e l'accesso è limitato e registrato;
• utilizziamo i fornitori di servizi elencati nella sezione 4 come sub-responsabili del trattamento e ne rimaniamo responsabili;
• aiutiamo l'hotel a rispondere alle richieste degli interessati e agli incidenti di sicurezza;
• i documenti d'identità vengono cancellati automaticamente trascorso il periodo di conservazione stabilito dall'hotel;
• alla scadenza del contratto l'hotel può esportare i propri dati per 30 giorni, trascorsi i quali li cancelliamo dal sistema live (i backup scadono secondo il loro ciclo normale).

I clienti che necessitano di un accordo firmato sul trattamento dei dati possono richiederne uno a sales@bedskey.com.

10. Bambini

Il sito web e il servizio bedsKey sono destinati alle aziende e non sono rivolti ai minori di 16 anni. Non raccogliamo consapevolmente i loro dati personali attraverso il sito web.

11. Modifiche a questa politica

Aggiorneremo questa politica quando le nostre pratiche cambieranno e cambieremo la data di seguito. Se una modifica è significativa, informeremo i clienti tramite e-mail o nell'applicazione prima che diventi effettiva.

12. Contatto

Innovate Solution (bedsKey), registrata a Singapore, UEN 202617746C. E-mail: sales@bedskey.com. Consulta anche i nostri termini di servizio e la politica di rimborso. Se una traduzione di questa politica differisce dalla versione inglese, prevarrà la versione inglese.