Politique de confidentialité

1. Qui est couvert par cette police

Cette politique explique comment Innovate Solution, enregistrée à Singapour (UEN 202617746C), traite les données personnelles dans deux situations :

Le site Internet bedskey.com et ses traductions, où nous décidons comment et pourquoi les données personnelles sont utilisées (nous sommes le « responsable du traitement »).
L'application bedsKey, le système de gestion immobilière hôtelière que nos clients utilisent. C'est là que l'hôtel ou le groupe hôtelier décide quelles données sur les clients et le personnel doivent enregistrer et pourquoi (l'hôtel est le responsable du traitement) et nous traitons ces données en son nom (nous sommes le « sous-traitant »). La section 9 explique cela plus en détail.

2. Ce que nous collectons sur le site Internet

Détails que vous nous envoyez. Lorsque vous demandez une démo ou une proposition : votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, le nom et le type de propriété, le nombre de chambres, votre pays, votre message et la langue de la page que vous avez utilisée.
Données techniques. Votre adresse IP, l'agent utilisateur du navigateur et l'heure de la demande sont stockés avec chaque soumission de formulaire afin que nous puissions bloquer les abus (chaque adresse peut envoyer cinq demandes par heure). Nos serveurs et notre fournisseur de réseau conservent également des journaux d'accès standard (adresse IP, heure, page demandée, navigateur) à des fins de sécurité et de dépannage.
Pays approximatif. Notre fournisseur de réseau indique à notre serveur de quel pays provient une demande, afin qu'une première visite puisse être affichée dans une langue correspondante. Nous l'utilisons uniquement pour cette demande de page et ne le stockons pas.
Un biscuit. Si vous choisissez une langue dans le menu, nous installons un cookie nommé bk_lang qui stocke uniquement ce choix pendant un an. Il est nécessaire de se souvenir de votre choix. Nous n'utilisons aucun cookie de publicité, de suivi, de réseaux sociaux ou d'analyse, nous n'affichons donc pas de bannière de cookies.

3. Comment et pourquoi nous l'utilisons

Pour répondre à votre demande, organisez une démonstration et préparez une proposition. Il s'agit d'une étape que vous avez demandée avant un éventuel contrat et qui est dans notre intérêt légitime à répondre aux demandes commerciales.
Pour assurer la sécurité du site Web, prévenir le spam et les abus, et corriger les défauts. Il est dans notre intérêt légitime de gérer un site Web sécurisé.
Pour répondre aux obligations légales, fiscales et comptables une fois devenu client.

Nous ne vendons pas de données personnelles, nous ne les utilisons pas pour des décisions automatisées ayant des effets juridiques sur vous et nous n'envoyons pas d'e-mails marketing à moins que vous ne les demandiez. Vous pouvez vous opposer à toute utilisation fondée sur un intérêt légitime en nous envoyant un email.

Nous partageons les données personnelles uniquement avec les prestataires de services qui nous aident à gérer bedsKey, dans le cadre de contrats qui les obligent à les protéger et à les utiliser uniquement pour nos instructions :

Cloudflare : livraison du contenu, sécurité et pays approximatif de chaque demande.
Amazon Web Services : envoi des emails générés par nos formulaires (Amazon SES).
Nos fournisseurs d'hébergement et d'infrastructure cloud : gestion du site internet, de l'application bedsKey et de sa base de données gérée et de ses sauvegardes.
Personnel du groupe Innovate Solution au Bangladesh, à Singapour et aux Émirats arabes unis qui ont besoin des données pour vous répondre ou soutenir votre compte.

Nous pouvons également divulguer des données lorsque la loi l'exige, pour protéger nos droits ou la sécurité d'autrui, ou à un acheteur si l'entreprise est réorganisée ou vendue, auquel cas cette politique continue de s'appliquer.

5. Virements internationaux

Notre équipe et nos fournisseurs travaillent dans plusieurs pays, dont Singapour, le Bangladesh, les Émirats arabes unis, les États-Unis et les pays où Cloudflare opère. Lorsque les données personnelles quittent le pays où elles ont été collectées, nous les protégeons avec des engagements contractuels tels que des clauses contractuelles types et avec les mesures de sécurité décrites ci-dessous, afin qu'elles bénéficient d'un niveau de protection comparable à celui requis là où elles ont été collectées.

6. Combien de temps on le garde

Demandes de renseignements et demandes de démo : jusqu'à 24 mois après notre dernier contact avec vous, sauf si vous devenez client, auquel cas nous les conservons pendant toute la durée du contrat.
Compte client et dossiers de facturation : pour le contrat, puis aussi longtemps que les lois fiscales et comptables l'exigent, normalement jusqu'à sept ans.
Journaux du serveur et de sécurité : pendant une courte période nécessaire à la sécurité, puis supprimés.
Le cookie bk_lang : un an, ou jusqu'à ce que vous le supprimiez dans votre navigateur.

7. Comment nous le protégeons

Tout le trafic utilise HTTPS. Dans l'application bedsKey, les données de chaque groupe hôtelier sont isolées au niveau de la base de données avec une sécurité au niveau des lignes, l'accès du personnel est contrôlé par des autorisations granulaires, chaque modification est enregistrée dans une piste d'audit en annexe uniquement, les mots de passe sont hachés avec Argon2id, les documents d'identité sont cryptés avec AES-256-GCM et la base de données gérée dispose de sauvegardes automatisées. Les paiements par carte sont effectués sur la propre page de la passerelle de paiement, de sorte que les numéros de carte n'atteignent jamais bedsKey. Aucun système n’est parfaitement sécurisé ; si une violation affecte vos données personnelles, nous vous en informerons ainsi que les autorités compétentes comme l'exige la loi.

8. Vos droits

Selon l'endroit où vous vivez (par exemple en vertu de la loi sur la protection des données personnelles de Singapour, du RGPD de l'UE et du Royaume-Uni, de la loi sur la protection des données personnelles des Émirats arabes unis ou de la loi du Bangladesh), vous pouvez avoir le droit de :

demander une copie de vos données personnelles et comment nous les utilisons ;
faire corriger les données inexactes ;
faire supprimer vos données ou restreindre leur utilisation ;
vous opposer au traitement fondé sur un intérêt légitime ;
recevoir vos données dans un format portable ;
retirer le consentement lorsque nous nous en servons ;
portez plainte auprès d'une autorité de protection des données, telle que la Commission de protection des données personnelles de Singapour ou l'autorité de votre pays.

Envoyez un e-mail sales@bedskey.com avec le sujet « Confidentialité ». Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité et vous répondrons dans les 30 jours. Si vos données sont conservées dans le compte bedsKey d'un hôtel (par exemple en tant qu'invité), veuillez d'abord contacter cet hôtel ; nous l'aiderons à vous répondre.

9. Données dans l'application bedsKey

Lorsqu'un hôtel utilise bedsKey, il enregistre les données sur les clients, les réservations, la facturation et le personnel. Pour ces données :

l'hôtel est responsable du traitement et est responsable de disposer d'une base légale, d'informer ses clients et de répondre à leurs demandes ;
nous traitons les données uniquement pour fournir, sécuriser et prendre en charge le service, et uniquement sur instructions documentées de l'hôtel ;
notre personnel qui peut y accéder est tenu à la confidentialité et l'accès est limité et enregistré ;
nous utilisons les prestataires de services répertoriés à la section 4 comme sous-traitants ultérieurs et en restons responsables ;
nous aidons l'hôtel à répondre aux demandes des personnes concernées et aux incidents de sécurité ;
les documents d'identité sont supprimés automatiquement après la période de conservation fixée par l'hôtel ;
à la fin du contrat, l'hôtel peut exporter ses données pendant 30 jours, après quoi nous les supprimons du système en direct (les sauvegardes expirent selon leur cycle normal).

Les clients qui ont besoin d'un accord de traitement de données signé peuvent en demander un à sales@bedskey.com.

10. Enfants

Le site Internet et le service bedsKey sont destinés aux entreprises et ne s'adressent pas aux enfants de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment leurs données personnelles via le site Internet.

11. Modifications de cette politique

Nous mettrons à jour cette politique lorsque nos pratiques changeront et modifierons la date ci-dessous. Si un changement est important, nous en informerons les clients par email ou dans l'application avant qu'il ne prenne effet.

12. Contacter

Innovate Solution (bedsKey), enregistrée à Singapour, UEN 202617746C. Courriel : sales@bedskey.com. Consultez également nos conditions de service et notre politique de remboursement. Si une traduction de cette politique diffère de la version anglaise, la version anglaise prévaut.