Apa yang dilakukan oleh night audit
- Memposkan caj bilik dan cukai bagi setiap penginapan yang telah daftar masuk, pada kadar semalam yang dipersetujui, berserta VAT dan caj perkhidmatan.
- Menyelaraskan akaun hari itu — bayaran tunai, kad, pindahan bank dan e-wallet berbanding apa yang direkodkan oleh setiap syif.
- Menanda no-show — ketibaan yang telah disahkan tetapi tidak daftar masuk dan tidak membatalkan, supaya polisi no-show boleh dikenakan.
- Menjana laporan — laporan flash pengurus, hasil dan penghunian bagi hari yang baru ditutup.
- Memajukan tarikh perniagaan dan mengunci hari yang telah ditutup supaya angkanya tidak boleh diubah secara senyap.
Tarikh perniagaan vs tarikh kalendar
Bil restoran yang dibayar pada pukul 00:40 dikira untuk malam sebelumnya, bukan hari kalendar baharu. Itulah sebabnya hotel mengira kutipan mengikut tarikh perniagaan : hari itu kekal terbuka sehingga audit menutupnya, tanpa mengira waktu pada jam.
Senarai semak night audit
| Sebelum audit | Selepas audit |
|---|---|
| Semua ketibaan telah daftar masuk atau ditanda untuk tindakan susulan | Caj bilik dan cukai diposkan ke setiap folio in-house |
| Caj lewat daripada outlet diposkan ke penginapan yang betul | No-show ditanda |
| Setiap laci tunai dikira mengikut kaedah pembayaran | Laporan hari tersebut sedia untuk pengurus |
| Status bilik dikemas kini daripada pengemasan | Tarikh perniagaan dimajukan dan hari itu dikunci |
Night audit manual vs automatik
Menggunakan kertas atau spreadsheet, audit menjadi tugas setiap malam bagi seorang kakitangan, dan ralat hanya dikesan beberapa hari kemudian. Dalam PMS, pengeposan, penandaan dan pemajuan tarikh dijalankan sebagai satu operasi, jadi kakitangan hanya perlu mengendalikan pengecualian.
Cara bedsKey menjalankan night audit
Night audit bedsKey memposkan caj bilik dan cukai, memajukan tarikh perniagaan, menanda no-show dan mengunci hari itu, sama ada mengikut jadual atau atas arahan duty manager. Laci tunai dibuka dengan float dan dikira mengikut kaedah pembayaran semasa tutup syif, dengan sebarang perbezaan direkodkan. Kutipan outlet dikira dalam hari perniagaan, dan jika caj lewat muncul selepas penginapan dijelaskan, folio boleh dibuka semula dengan sebabnya direkodkan. Wang dikendalikan menggunakan aritmetik perpuluhan yang tepat dari awal hingga akhir.