নাইট অডিট কী করে
- রুম ও ট্যাক্স চার্জ পোস্ট করে প্রতিটি চেক-ইন করা স্টের জন্য, সম্মত নাইটলি রেটে, ভ্যাট ও সার্ভিস চার্জসহ।
- দিনের হিসাব মেলায় — নগদ, কার্ড, ব্যাংক ট্রান্সফার ও মোবাইল ওয়ালেট পেমেন্ট প্রতিটি শিফটের রেকর্ডের সাথে মিলিয়ে দেখে।
- নো-শো চিহ্নিত করে — যেসব কনফার্মড গেস্ট চেক-ইনও করেননি, বাতিলও করেননি, যাতে নো-শো পলিসি প্রয়োগ করা যায়।
- রিপোর্ট তৈরি করে — সদ্য বন্ধ হওয়া দিনের ম্যানেজার্স ফ্ল্যাশ, রেভিনিউ ও অকুপেন্সি।
- বিজনেস ডেট রোল করে এবং বন্ধ দিনটি লক করে দেয়, যাতে এর হিসাব কেউ চুপিসারে বদলাতে না পারে।
বিজনেস ডেট বনাম ক্যালেন্ডার ডেট
রাত 00:40-এ পরিশোধ করা রেস্টুরেন্টের বিল আগের সন্ধ্যার হিসাবে পড়ে, নতুন ক্যালেন্ডার দিনের নয়। এ কারণেই হোটেলগুলো আয়ের হিসাব করে বিজনেস ডেট অনুযায়ী: ঘড়িতে যা-ই বাজুক, অডিট বন্ধ না করা পর্যন্ত দিনটি খোলা থাকে।
নাইট অডিট চেকলিস্ট
| অডিটের আগে | অডিটের পরে |
|---|---|
| সব আগমন চেক-ইন করা হয়েছে বা ফলো-আপের জন্য চিহ্নিত | প্রতিটি ইন-হাউস ফোলিওতে রুম ও ট্যাক্স চার্জ পোস্ট হয়েছে |
| আউটলেটের দেরিতে আসা চার্জ সঠিক স্টেতে পোস্ট হয়েছে | নো-শো চিহ্নিত হয়েছে |
| প্রতিটি ক্যাশ ড্রয়ার পেমেন্ট পদ্ধতি অনুযায়ী গোনা হয়েছে | ম্যানেজারের জন্য দিনের রিপোর্ট প্রস্তুত |
| হাউসকিপিং থেকে রুম স্ট্যাটাস আপডেট হয়েছে | বিজনেস ডেট রোল হয়েছে এবং দিনটি লক করা হয়েছে |
ম্যানুয়াল বনাম অটোমেটেড নাইট অডিট
কাগজে বা স্প্রেডশিটে অডিট করা মানে প্রতি রাতে একজন স্টাফের কাজ, আর ভুল ধরা পড়ে কয়েক দিন পরে। PMS-এ পোস্টিং, নো-শো চিহ্নিত করা ও ডেট রোল একটিই অপারেশনে হয়ে যায়, স্টাফদের শুধু ব্যতিক্রমগুলো সামলাতে হয়।
bedsKey কীভাবে নাইট অডিট চালায়
bedsKey-এর নাইট অডিট রুম ও ট্যাক্স চার্জ পোস্ট করে, বিজনেস ডেট রোল করে, নো-শো চিহ্নিত করে এবং দিনটি লক করে, নির্ধারিত সময়সূচিতে অথবা ডিউটি ম্যানেজারের কমান্ডে। ক্যাশ ড্রয়ার একটি ফ্লোট দিয়ে খোলা হয় এবং শিফট শেষে পেমেন্ট পদ্ধতি অনুযায়ী গোনা হয়, কোনো গরমিল থাকলে তা রেকর্ড হয়। আউটলেটের আয় বিজনেস ডে অনুযায়ী গোনা হয়, আর স্টে সেটেল হওয়ার পরে দেরিতে কোনো চার্জ এলে কারণ লিখে ফোলিওটি আবার খোলা যায়। শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত টাকার হিসাব হয় নির্ভুল দশমিক গণনায়।