À quoi sert l’audit de nuit
- Impute les nuitées et les taxes pour chaque séjour en cours, au tarif par nuit convenu, TVA et service compris.
- Rapproche la journée — compare les paiements en espèces, par carte, par virement bancaire et par portefeuille mobile avec ce que chaque équipe a enregistré.
- Signale les no-shows — arrivées confirmées qui n’ont ni effectué leur check-in ni annulé, afin d’appliquer la politique de no-show.
- Produit les rapports — le flash du manager, le chiffre d’affaires et l’occupation de la journée qui vient d’être clôturée.
- Fait avancer la date d’exploitation et verrouille la journée clôturée pour que ses chiffres ne puissent pas être modifiés à l’insu de tous.
Date d’exploitation et date calendaire
Une note de restaurant réglée à 00h40 appartient à la soirée de la veille, et non au nouveau jour calendaire. C’est pourquoi les hôtels comptabilisent leurs recettes par date d’exploitation : la journée reste ouverte jusqu’à ce que l’audit la clôture, quelle que soit l’heure.
Check-list de l’audit de nuit
| Avant l’audit | Après l’audit |
|---|---|
| Toutes les arrivées enregistrées ou signalées pour suivi | Nuitées et taxes imputées sur chaque folio en cours |
| Prestations tardives des points de vente imputées sur les bons séjours | No-shows signalés |
| Chaque caisse comptée par moyen de paiement | Rapports du jour prêts pour le manager |
| Statut des chambres mis à jour par le housekeeping | Date d’exploitation avancée et journée verrouillée |
Audit de nuit manuel ou automatisé
Sur papier ou sur tableur, l’audit est une tâche nocturne confiée à un membre du personnel, et les erreurs n’apparaissent que plusieurs jours plus tard. Dans un PMS, l’imputation, le signalement et le changement de date s’exécutent en une seule opération, et le personnel n’a plus qu’à traiter les exceptions.
Comment bedsKey réalise l’audit de nuit
L’audit de nuit de bedsKey impute les nuitées et les taxes, fait avancer la date d’exploitation, signale les no-shows et verrouille la journée, soit selon une planification, soit sur commande du manager de permanence. Les caisses s’ouvrent avec un fonds de caisse et sont comptées par moyen de paiement à la fin de chaque service, tout écart étant enregistré. Les recettes des points de vente sont rattachées à la date d’exploitation, et si une prestation tardive apparaît après le règlement d’un séjour, le folio peut être rouvert avec enregistrement du motif. Les montants sont traités en arithmétique décimale exacte, de bout en bout.