Cosa fa il night audit
- Registra gli addebiti di camera e tasse per ogni soggiorno con check-in effettuato, alla tariffa per notte concordata, con IVA e costi di servizio applicati.
- Riconcilia la giornata : pagamenti in contanti, con carta, bonifico bancario e portafoglio mobile confrontati con quanto registrato in ciascun turno.
- Segnala i no-show : arrivi confermati che non hanno effettuato il check-in né cancellato, così è possibile applicare la policy sui no-show.
- Produce i report : flash report del manager, ricavi e occupazione della giornata appena chiusa.
- Fa avanzare la data operativa e blocca la giornata chiusa, così i suoi dati non possono cambiare senza che nessuno se ne accorga.
Data operativa e data di calendario
Un conto del ristorante pagato alle 00:40 appartiene alla sera precedente, non al nuovo giorno di calendario. Per questo gli hotel contabilizzano gli incassi per data operativa : la giornata resta aperta finché il night audit non la chiude, qualunque ora segni l'orologio.
Checklist del night audit
| Prima del night audit | Dopo il night audit |
|---|---|
| Tutti gli arrivi con check-in effettuato o segnalati per verifica | Addebiti di camera e tasse registrati su ogni folio degli ospiti in struttura |
| Addebiti tardivi dei punti vendita registrati sui soggiorni corretti | No-show segnalati |
| Ogni cassa conteggiata per metodo di pagamento | Report della giornata pronti per il manager |
| Stato delle camere aggiornato dall'housekeeping | Data operativa avanzata e giornata bloccata |
Night audit manuale o automatizzato
Su carta o con fogli di calcolo, l'audit è un lavoro notturno per un membro dello staff e gli errori emergono giorni dopo. In un PMS registrazione degli addebiti, segnalazioni e avanzamento della data vengono eseguiti come un'unica operazione, lasciando allo staff la gestione delle eccezioni.
Come bedsKey esegue il night audit
Il night audit di bedsKey registra gli addebiti di camera e tasse, fa avanzare la data operativa, segnala i no-show e blocca la giornata, in modo programmato o su comando del duty manager. Le casse si aprono con un fondo cassa e alla chiusura del turno vengono conteggiate per metodo di pagamento, registrando l'eventuale differenza. Gli incassi dei punti vendita vengono contabilizzati nella giornata operativa e, se compare un addebito tardivo dopo il saldo di un soggiorno, il folio può essere riaperto registrando il motivo. Il denaro viene gestito con aritmetica decimale esatta dall'inizio alla fine.