Qué hace la auditoría nocturna
- Registra los cargos de habitación e impuestos de cada estancia con check-in realizado, a la tarifa por noche acordada y con el IVA y el cargo por servicio aplicados.
- Concilia el día : cuadra los pagos en efectivo, con tarjeta, por transferencia bancaria y con billetera móvil con lo que registró cada turno.
- Marca los no-shows : llegadas confirmadas que no hicieron el check-in ni cancelaron, para poder aplicar la política de no-show.
- Genera informes : el informe flash para la dirección, los ingresos y la ocupación del día que acaba de cerrarse.
- Avanza la fecha operativa y bloquea el día cerrado para que sus cifras no puedan cambiar sin dejar rastro.
Fecha operativa vs. fecha natural
Una cuenta de restaurante pagada a las 00:40 pertenece a la noche anterior, no al nuevo día natural. Por eso los hoteles contabilizan la recaudación por fecha operativa : el día sigue abierto hasta que la auditoría lo cierra, diga lo que diga el reloj.
Checklist de la auditoría nocturna
| Antes de la auditoría | Después de la auditoría |
|---|---|
| Todas las llegadas con check-in hecho o marcadas para seguimiento | Cargos de habitación e impuestos registrados en cada folio de huésped alojado |
| Cargos tardíos de los puntos de venta registrados en las estancias correctas | No-shows marcados |
| Cada caja contada por método de pago | Informes del día listos para el gerente |
| Estado de las habitaciones actualizado por housekeeping | Fecha operativa avanzada y día bloqueado |
Auditoría nocturna manual vs. automatizada
En papel o con hojas de cálculo, la auditoría es una tarea nocturna para un empleado, y los errores aparecen días después. En un PMS, el registro de cargos, el marcado y el cambio de fecha se ejecutan en una sola operación, y el personal solo tiene que ocuparse de las excepciones.
Cómo ejecuta bedsKey la auditoría nocturna
La auditoría nocturna de bedsKey registra los cargos de habitación e impuestos, avanza la fecha operativa, marca los no-shows y bloquea el día, ya sea de forma programada o cuando lo ordena el gerente de turno. Las cajas se abren con un fondo de caja, se cuentan por método de pago al cerrar el turno y se registra cualquier diferencia. La recaudación de los puntos de venta se contabiliza en el día operativo y, si aparece un cargo tardío después de liquidar una estancia, el folio se puede reabrir dejando registrado el motivo. Todos los importes se calculan con aritmética decimal exacta de principio a fin.