Was der Night Audit leistet
- Bucht Logis- und Steuerbelastungen für jeden eingecheckten Aufenthalt zur vereinbarten Rate pro Nacht, inklusive Mehrwertsteuer und Servicegebühr.
- Gleicht den Tag ab – Bargeld-, Karten-, Banküberweisungs- und Mobile-Wallet-Zahlungen – mit den Aufzeichnungen jeder Schicht.
- Kennzeichnet No-Shows – bestätigte Anreisen, die weder eingecheckt noch storniert wurden, damit die No-Show-Richtlinie angewendet werden kann.
- Erstellt Berichte – den Manager-Flash-Report sowie Umsatz und Auslastung für den soeben abgeschlossenen Tag.
- Schaltet das Geschäftsdatum weiter und sperrt den geschlossenen Tag, damit sich seine Zahlen nicht unbemerkt ändern können.
Geschäftsdatum vs. Kalenderdatum
Eine um 00:40 Uhr bezahlte Restaurantrechnung gehört zum Vorabend, nicht zum neuen Kalendertag. Aus diesem Grund zählen Hotels die Einnahmen nach Geschäftsdatum : Der Tag bleibt offen, bis der Night Audit ihn abschließt – egal, was die Uhr anzeigt.
Checkliste für den Night Audit
| Vor dem Audit | Nach dem Audit |
|---|---|
| Alle Anreisen eingecheckt oder zur Nachverfolgung markiert | Logis- und Steuerbelastungen auf jedes In-House-Folio gebucht |
| Späte Belastungen aus den Outlets auf die richtigen Aufenthalte gebucht | No-Shows gekennzeichnet |
| Jede Kassenlade nach Zahlungsart gezählt | Tagesberichte für den Manager bereit |
| Zimmerstatus vom Housekeeping aktualisiert | Geschäftsdatum weitergeschaltet und Tag gesperrt |
Manueller vs. automatisierter Night Audit
Auf Papier oder in Tabellen ist der Audit eine nächtliche Aufgabe für einen Mitarbeiter, und Fehler fallen erst Tage später auf. In einem PMS laufen Buchung, Kennzeichnung und Datumswechsel in einem Vorgang ab – die Mitarbeiter kümmern sich nur noch um Ausnahmen.
Wie bedsKey den Night Audit durchführt
Der Night Audit von bedsKey bucht Logis- und Steuerbelastungen, schaltet das Geschäftsdatum weiter, kennzeichnet No-Shows und sperrt den Tag – entweder nach Zeitplan oder auf Anweisung des Duty Managers. Kassenladen werden mit einem Wechselgeldbestand geöffnet und bei Schichtende nach Zahlungsart gezählt, etwaige Differenzen werden erfasst. Outlet-Einnahmen werden dem Geschäftstag zugerechnet, und taucht nach dem Ausgleich eines Aufenthalts eine späte Belastung auf, lässt sich das Folio unter Angabe des Grundes wieder öffnen. Geldbeträge werden durchgehend mit exakter Dezimalarithmetik verarbeitet.