PMS ne işe yarar?
PMS; rezervasyon defterinin, oda durumu tahtasının ve faturalandırma tablosunun yerini tek bir ortak sistemle alır. Temel işler 12 odalı bir pansiyonda da 300 odalı bir tatil köyünde de aynıdır:
- Rezervasyonlar ve envanter — hangi odaların (veya yatakların) hangi gecelerde, hangi fiyattan boş olduğu ve bunları kimin rezerve ettiği.
- Ön büro — gelişler, misafir kimlik bilgileriyle check-in, oda atama, oda değişikliği ve check-out.
- Kat hizmetleri — hangi odaların kirli, temiz ya da kontrol edilmiş olduğu ve hangilerinin arızalı (out of order) olduğu.
- Faturalandırma — her konaklamanın harcamalarını, vergilerini ve ödemelerini gösteren güncel folyo ve sonradan faturalandırılan şirketler için faturalar.
- Gece denetimi — o gecenin oda ücretleri ile vergilerinin işlenmesi ve iş gününün (business date) ilerletilmesi.
- Raporlama — güne, aya veya segmente göre doluluk, ADR, RevPAR ve gelir.
PMS vs kanal yöneticisi vs rezervasyon motoru
PMS, envanter ve para konusunda tek doğru kaynaktır. Bir kanal yöneticisi, fiyatları ve müsaitliği çevrimiçi seyahat acentelerine aktarır, onlardan gelen rezervasyonları da geri getirir. Rezervasyon motoru, otelin kendi web sitesindeki rezervasyon sayfasıdır. Birçok otel bu üçünü ayrı ayrı satın alıp birbirine bağlar; bedsKey ise üçünü tek sistemde sunar. Karşılaştırmanın tamamına bakın.
Bulut PMS ve şirket içi PMS karşılaştırması
Bulut PMS web tarayıcısında çalışır ve sağlayıcı tarafından barındırılır; şirket içi (on-premise) PMS ise tesisteki bir sunucuya kurulur. Avantaj ve dezavantajlar bulut ve şirket içi PMS karşılaştırmasında ele alınıyor.
Otel PMS'i nasıl seçilir?
| Sorulacak soru | Neden önemli? |
|---|---|
| İki personelin aynı odayı aynı gece için satması mümkün mü? | Çift rezervasyon, bir PMS'te yaşanabilecek en pahalı hatadır. |
| Envanter türünüzü (oda, yatakhane yatağı, daire) destekliyor mu? | Hosteller yatak bazlı envantere, rezidanslar ise uzun konaklama desteğine ihtiyaç duyar. |
| Fiyatlar nasıl kurgulanıyor: tek bir fiyat alanıyla mı, yoksa sezonlar, türetilmiş fiyatlar ve kısıtlamalarla mı? | Gelir, fiyatlandırma esnekliğine bağlıdır. |
| Faturalandırmada tam ondalık hesaplama ve yapılandırılabilir vergiler kullanılıyor mu? | Yuvarlama hataları gece denetiminde ve vergi beyannamelerinde ortaya çıkar. |
| Kim indirim, iptal (void) veya iade yapabilir ve her değişiklik kayıt altına alınıyor mu? | Yetkilendirmeler ve denetim izi geliri korur. |
| Devreye alma (onboarding) sürecine neler dahil? | Kurulum ve eğitim, personelin sistemi ne kadar hızlı benimseyeceğini belirler. |
bedsKey'in yaklaşımı
bedsKey; bağımsız oteller, tatil köyleri, hosteller, pansiyonlar, rezidanslar ve küçük otel grupları için bulut tabanlı, çok kiracılı (multi-tenant) bir PMS'tir. Çakışan rezervasyonlar uygulama kodu yerine bir veritabanı kısıtlamasıyla engellenir; bu sayede iki personel aynı odayı aynı gece için asla satamaz. Oda bazlı ve yatak bazlı envanter tek bir takvimi paylaşır ve bir rezervasyon, oda durumu veya folyo değiştiği anda açık olan tüm ekranlar güncellenir.