Cosa fa un PMS
Un PMS sostituisce il registro delle prenotazioni, la lavagna con lo stato delle camere e il foglio di calcolo della fatturazione con un unico sistema condiviso. Le funzioni principali sono le stesse in una guest house da 12 camere e in un resort da 300 camere:
- Prenotazioni e inventario : quali camere (o letti) sono liberi, in quali notti, a quale prezzo e chi le ha prenotate.
- Reception – arrivi, check-in con i dati identificativi dell'ospite, assegnazione delle camere, cambi camera e check-out.
- Housekeeping : quali camere sono sporche, pulite o ispezionate e quali sono out of order.
- Fatturazione : un folio aggiornato con addebiti, tasse e pagamenti di ogni soggiorno, oltre alle fatture per le aziende con fatturazione posticipata.
- Night audit : registrazione degli addebiti di camera e tasse della notte e avanzamento della data operativa.
- Reporting : occupazione, ADR, RevPAR e ricavi per giorno, mese o segmento.
PMS vs channel manager vs booking engine
Il PMS è la fonte di verità per inventario e denaro. Un channel manager replica tariffe e disponibilità sulle agenzie di viaggio online e ne riporta indietro le prenotazioni. Un booking engine è la pagina di prenotazione sul sito web dell'hotel. Molti hotel acquistano i tre strumenti separatamente e li collegano; bedsKey li include tutti e tre in un unico sistema. Vedi il confronto completo .
PMS cloud e PMS on-premise
Un PMS cloud funziona nel browser ed è ospitato dal fornitore; un PMS on-premise è installato su un server presso la struttura. Vantaggi e svantaggi sono illustrati in PMS cloud e on-premise .
Come scegliere un PMS per hotel
| Domanda da porre | Perché è importante |
|---|---|
| Può succedere che due membri dello staff vendano la stessa camera per la stessa notte? | Le doppie prenotazioni sono l'errore più costoso di un PMS. |
| Gestisce il tuo tipo di inventario (camere, posti letto in dormitorio, appartamenti)? | Gli ostelli hanno bisogno di un inventario per posto letto; i residence devono gestire soggiorni lunghi. |
| Come si costruiscono le tariffe: un solo campo prezzo, oppure stagioni, tariffe derivate e restrizioni? | I ricavi dipendono dalla flessibilità dei prezzi. |
| La fatturazione utilizza l'aritmetica decimale esatta, con imposte configurabili? | Gli errori di arrotondamento emergono durante il night audit e nelle dichiarazioni fiscali. |
| Chi può applicare sconti, stornare o rimborsare, e ogni modifica viene registrata? | I permessi e un audit trail proteggono i ricavi. |
| Cosa include l'onboarding? | Configurazione e formazione determinano la rapidità con cui lo staff lo adotta. |
L'approccio di bedsKey
bedsKey è un PMS cloud multi-tenant per hotel indipendenti, resort, ostelli, guest house, residence e piccoli gruppi alberghieri. Le prenotazioni sovrapposte vengono bloccate da un vincolo del database anziché dal codice applicativo, quindi due addetti non potranno mai vendere la stessa camera per la stessa notte. L'inventario per camera e per posto letto condivide un unico calendario, e ogni schermata aperta si aggiorna nel momento in cui cambiano una prenotazione, lo stato di una camera o un folio.