À quoi sert un PMS
Un PMS remplace le planning papier des réservations, le tableau blanc du statut des chambres et le tableur de facturation par un système partagé unique. Ses fonctions essentielles sont les mêmes dans une maison d’hôtes de 12 chambres que dans un resort de 300 chambres :
- Réservations et inventaire : quelles chambres (ou quels lits) sont libres, quelles nuits, à quel prix, et qui les a réservés.
- Réception : arrivées, check-in avec saisie des informations d’identité des clients, attribution des chambres, changements de chambre et check-out.
- Housekeeping : quelles chambres sont sales, propres ou contrôlées, et lesquelles sont hors service.
- Facturation : un folio courant des prestations, taxes et paiements pour chaque séjour, ainsi que les factures des entreprises facturées ultérieurement.
- Audit de nuit : imputation des nuitées et des taxes de la nuit, et passage à la date d’exploitation suivante.
- Reporting : occupation, ADR, RevPAR et chiffre d’affaires par jour, par mois ou par segment.
PMS, channel manager et moteur de réservation : quelles différences ?
Le PMS fait foi pour l’inventaire et les flux financiers. Un channel manager diffuse les tarifs et les disponibilités vers les agences de voyages en ligne et rapatrie leurs réservations. Un moteur de réservation est la page de réservation du site web de l’hôtel. De nombreux hôtels achètent ces trois outils séparément et les relient entre eux ; bedsKey réunit les trois dans un seul système. Voir la comparaison complète .
PMS cloud ou PMS sur site
Un PMS cloud fonctionne dans un navigateur web et est hébergé par l’éditeur ; un PMS sur site est installé sur un serveur au sein de l’établissement. Les avantages et inconvénients sont détaillés dans PMS cloud ou PMS sur site .
Comment choisir un PMS hôtelier
| Question à poser | Pourquoi c'est important |
|---|---|
| Deux membres du personnel peuvent-ils vendre la même chambre pour la même nuit ? | Les surréservations sont la défaillance de PMS la plus coûteuse. |
| Gère-t-il votre type d’inventaire (chambres, lits en dortoir, appartements) ? | Les auberges ont besoin d’un inventaire par lit ; les résidences hôtelières, de séjours longue durée. |
| Comment les tarifs sont-ils construits : un seul champ de prix, ou des saisons, des tarifs dérivés et des restrictions ? | Le chiffre d’affaires dépend de la souplesse de la tarification. |
| La facturation utilise-t-elle une arithmétique décimale exacte, avec des taxes paramétrables ? | Les erreurs d’arrondi ressortent lors de l’audit de nuit et dans les déclarations fiscales. |
| Qui peut accorder une remise, annuler une écriture ou rembourser, et chaque modification est-elle tracée ? | Les droits d’accès et une piste d’audit protègent le chiffre d’affaires. |
| Que comprend la mise en service ? | Le paramétrage et la formation déterminent la rapidité d’adoption par le personnel. |
L’approche de bedsKey
bedsKey est un PMS multi-tenant hébergé dans le cloud pour hôtels indépendants, resorts, auberges, maisons d’hôtes, résidences hôtelières et petits groupes hôteliers. Les réservations qui se chevauchent sont bloquées par une contrainte de base de données et non par le code applicatif : deux réceptionnistes ne peuvent donc jamais vendre la même chambre pour la même nuit. L’inventaire par chambre et l’inventaire par lit partagent un même calendrier, et chaque écran ouvert se met à jour dès qu’une réservation, le statut d’une chambre ou un folio change.