PMS ทำอะไรบ้าง
PMS เข้ามาแทนสมุดจอง ไวท์บอร์ดสถานะห้อง และสเปรดชีตออกบิล ด้วยระบบเดียวที่ทุกคนใช้ร่วมกัน งานหลักเหมือนกันทั้งในเกสต์เฮาส์ 12 ห้องและรีสอร์ต 300 ห้อง:
- การจองและอินเวนทอรี — ห้องพัก (หรือเตียง) ใดว่างในคืนไหน ราคาเท่าไร และใครเป็นผู้จอง
- งานหน้าเคาน์เตอร์ (Front Desk) — แขกที่จะมาถึง การเช็คอินพร้อมข้อมูลยืนยันตัวตนของแขก การจัดห้อง การย้ายห้อง และการเช็คเอาท์
- งานแม่บ้าน (Housekeeping) — ห้องไหนสกปรก สะอาด หรือตรวจแล้ว และห้องไหนเป็น Out of Order
- การออกบิล — โฟลิโอที่อัปเดตต่อเนื่อง แสดงค่าใช้จ่าย ภาษี และการชำระเงินของทุกการเข้าพัก รวมถึงใบแจ้งหนี้สำหรับบริษัทที่วางบิลภายหลัง
- ไนท์ออดิท — ลงค่าห้องพักและภาษีของคืนนั้น และเลื่อนวันทำการ
- รายงาน — อัตราการเข้าพัก, ADR, RevPAR และรายได้ แยกตามวัน เดือน หรือกลุ่มลูกค้า (segment)
PMS, แชนแนลแมเนเจอร์ และ Booking Engine ต่างกันอย่างไร
PMS เป็นแหล่งข้อมูลหลักของอินเวนทอรีและการเงิน แชนแนลแมเนเจอร์ ทำหน้าที่ส่งราคาและห้องว่างออกไปยังตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์ และดึงการจองกลับมา Booking Engine คือหน้าจองบนเว็บไซต์ของโรงแรมเอง โรงแรมหลายแห่งซื้อทั้งสามระบบแยกกันแล้วเชื่อมต่อเข้าด้วยกัน แต่ bedsKey รวมทั้งสามไว้ในระบบเดียว ดู การเปรียบเทียบฉบับเต็ม
Cloud PMS เทียบกับ On-premise PMS
Cloud PMS ทำงานผ่านเว็บเบราว์เซอร์และผู้ให้บริการเป็นผู้โฮสต์ ส่วน On-premise PMS ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ที่ตัวที่พัก ข้อดีข้อเสียของแต่ละแบบอธิบายไว้ใน Cloud PMS เทียบกับ On-premise PMS
วิธีเลือก PMS โรงแรม
| คำถามที่ควรถาม | ทำไมจึงสำคัญ |
|---|---|
| พนักงานสองคนมีโอกาสขายห้องเดียวกันในคืนเดียวกันหรือไม่? | การจองซ้ำซ้อน (double booking) คือความผิดพลาดของ PMS ที่สร้างความเสียหายมากที่สุด |
| รองรับประเภทอินเวนทอรีของคุณหรือไม่ (ห้องพัก เตียงในห้องดอร์ม อพาร์ตเมนต์)? | โฮสเทลต้องมีอินเวนทอรีระดับเตียง ส่วนเซอร์วิสอพาร์ตเมนต์ต้องรองรับการเข้าพักระยะยาว |
| ตั้งราคาได้แบบไหน: ช่องราคาเดียว หรือมีฤดูกาล Derived Rate และข้อจำกัด? | รายได้ขึ้นอยู่กับความยืดหยุ่นในการตั้งราคา |
| ระบบออกบิลคำนวณทศนิยมแบบแม่นยำ และตั้งค่าภาษีเองได้หรือไม่? | ข้อผิดพลาดจากการปัดเศษจะโผล่ตอนไนท์ออดิทและตอนยื่นภาษี |
| ใครให้ส่วนลด ยกเลิกรายการ (void) หรือคืนเงินได้ และทุกการเปลี่ยนแปลงถูกบันทึกไว้หรือไม่? | การกำหนดสิทธิ์และ Audit Trail ช่วยปกป้องรายได้ |
| การเริ่มต้นใช้งาน (onboarding) มีอะไรบ้าง? | การตั้งค่าและการอบรมเป็นตัวกำหนดว่าพนักงานจะใช้งานได้เร็วแค่ไหน |
แนวทางของ bedsKey
bedsKey คือ Cloud PMS แบบ multi-tenant สำหรับโรงแรมอิสระ รีสอร์ต โฮสเทล เกสต์เฮาส์ เซอร์วิสอพาร์ตเมนต์ และกลุ่มโรงแรมขนาดเล็ก การจองที่ทับซ้อนกันถูกบล็อกด้วยข้อจำกัด (constraint) ของฐานข้อมูล แทนที่จะพึ่งโค้ดของแอป พนักงานสองคนจึงไม่มีทางขายห้องเดียวกันในคืนเดียวกันได้ อินเวนทอรีระดับห้องและระดับเตียงใช้ปฏิทินเดียวกัน และทุกหน้าจอที่เปิดอยู่จะอัปเดตทันทีที่การจอง สถานะห้อง หรือโฟลิโอเปลี่ยนแปลง