Was ein PMS leistet
Ein PMS ersetzt das Reservierungsbuch, das Zimmerstatus-Whiteboard und die Abrechnungstabelle durch ein gemeinsames System. Die Kernaufgaben sind in einer Pension mit 12 Zimmern dieselben wie in einem Resort mit 300 Zimmern:
- Reservierungen und Inventar – welche Zimmer (oder Betten) in welchen Nächten zu welchem Preis frei sind und wer sie gebucht hat.
- Rezeption – Anreisen, Check-in mit Identitätsdaten des Gastes, Zimmerzuteilung, Zimmerwechsel und Check-out.
- Housekeeping – welche Zimmer schmutzig, sauber oder kontrolliert sind und welche Out of Order sind.
- Abrechnung – ein laufendes Folio mit Belastungen, Steuern und Zahlungen für jeden Aufenthalt sowie Rechnungen für Firmen, die später abgerechnet werden.
- Night Audit – Buchung der Logis- und Steuerbelastungen der Nacht und Weiterschalten des Geschäftsdatums.
- Reporting – Auslastung, ADR, RevPAR und Umsatz nach Tag, Monat oder Segment.
PMS vs. Channel Manager vs. Buchungsmaschine
Das PMS ist die maßgebliche Quelle für Inventar und Geld. Ein Channel Manager überträgt Raten und Verfügbarkeiten an Online-Reisebüros und holt deren Buchungen zurück. Eine Buchungsmaschine ist die Buchungsseite auf der hoteleigenen Website. Viele Hotels kaufen die drei separat und verbinden sie; bedsKey vereint alle drei in einem System. Sehen Sie sich den vollständigen Vergleich an.
Cloud-PMS vs. On-Premise-PMS
Ein Cloud-PMS läuft im Webbrowser und wird vom Anbieter gehostet; ein On-Premise-PMS ist auf einem Server im Betrieb installiert. Die Vor- und Nachteile werden unter Cloud- vs. On-Premise-PMS behandelt.
So wählen Sie ein Hotel-PMS aus
| Diese Frage sollten Sie stellen | Warum das wichtig ist |
|---|---|
| Können zwei Mitarbeiter jemals dasselbe Zimmer für dieselbe Nacht verkaufen? | Doppelbuchungen sind der teuerste PMS-Fehler. |
| Unterstützt es Ihre Inventarart (Zimmer, Schlafsaalbetten, Apartments)? | Hostels brauchen Inventar auf Bettenebene; Serviced Apartments brauchen Langzeitaufenthalte. |
| Wie werden Raten aufgebaut: ein einziges Preisfeld oder Saisons, abgeleitete Raten und Restriktionen? | Der Umsatz hängt von der Preisflexibilität ab. |
| Verwendet die Abrechnung eine exakte Dezimalarithmetik mit konfigurierbaren Steuern? | Rundungsfehler zeigen sich beim Night Audit und in Steuererklärungen. |
| Wer kann Rabatte gewähren, stornieren oder erstatten, und wird jede Änderung aufgezeichnet? | Berechtigungen und ein Audit-Trail schützen den Umsatz. |
| Was beinhaltet das Onboarding? | Einrichtung und Schulung entscheiden, wie schnell die Mitarbeiter es annehmen. |
Der Ansatz von bedsKey
bedsKey ist ein cloudbasiertes, mandantenfähiges PMS für unabhängige Hotels, Resorts, Hostels, Pensionen, Serviced Apartments und kleine Hotelgruppen. Überlappende Buchungen werden durch einen Constraint auf Datenbankebene statt durch Anwendungscode blockiert, sodass zwei Mitarbeiter niemals dasselbe Zimmer für dieselbe Nacht verkaufen können. Inventar auf Zimmer- und Bettenebene teilt sich einen Kalender, und jeder geöffnete Bildschirm aktualisiert sich, sobald sich eine Reservierung, ein Zimmerstatus oder ein Folio ändert.