So funktioniert eine Buchungsmaschine
- Der Gast wählt auf der Hotelwebsite Reisedaten und Personenzahl aus.
- Die Buchungsmaschine liest Live-Verfügbarkeit und Raten aus dem PMS.
- Der Gast wählt Zimmer, gibt seine Daten ein und leistet bei Bedarf eine Anzahlung.
- Die Reservierung wird im PMS erstellt und eine Bestätigung versendet.
Checkliste für die Buchungsmaschine
| Funktion | Warum das wichtig ist |
|---|---|
| Dasselbe Inventar wie an der Rezeption | Keine Doppelbuchungen zwischen Direktbuchungen und Walk-ins |
| Mehrere Zimmer in einem Checkout | Familien und kleine Gruppen buchen in einem Schritt |
| Anzahlungsoptionen | Schutz vor No-Shows, ohne Conversions zu verlieren |
| Gehostete Zahlungsseiten | Kartendaten gelangen niemals in die Systeme des Hotels |
| Selbststornierung durch den Gast | Weniger E-Mails; das Zimmer ist schneller wieder buchbar |
| Preisanzeige inklusive Steuern | Keine Überraschungen beim Bezahlen |
Direktbuchungen vs. OTA-Buchungen
Eine Direktbuchung spart Agenturprovisionen und sichert dem Hotel die Gästebeziehung. OTAs bringen Reichweite. Die meisten Betriebe nutzen beides – deshalb müssen die Buchungsmaschine, der Channel Manager und das PMS einen gemeinsamen Verfügbarkeitskalender nutzen.
So funktioniert die Buchungsmaschine von bedsKey
Buchungen über Ihre eigene Buchungsseite laufen über denselben Weg wie Buchungen an der Rezeption – die datenbankseitig erzwungene Garantie gegen Doppelbuchungen gilt also auch hier. Gäste können mehrere Zimmer in einem Checkout buchen. Webbuchungen bleiben bis zur Bestätigung vorläufig und verfallen automatisch, sodass das Zimmer wieder in den Verkauf geht; Gäste bestätigen ihre E-Mail-Adresse, und ungeöffnete Buchungen werden früher freigegeben. Als Anzahlung sind keine, die erste Nacht, ein Prozentsatz oder ein fester Betrag möglich – bezahlt auf der Seite des Gateways und automatisch auf das Folio gebucht –, oder es wird nur dann ein Betrag auf der Karte geblockt, wenn der Gast nicht anreist. Stripe, bKash, Nagad, SSLCommerz und Bank-Gateways (Brac Bank, City Bank, DBBL) sind integriert (der Livebetrieb von bKash hängt vom eigenen Händlerkonto des Hotels ab), jedes Gateway startet im Sandbox-Modus, und bedsKey speichert keine Kartendaten.