Guest Ledger vs. City Ledger
| Guest Ledger | City Ledger | |
|---|---|---|
| Schuldner | Gäste, die aktuell im Haus sind | Firmen und Agenturen nach der Abreise |
| Zeitpunkt des Ausgleichs | Beim Check-out | Gemäß den Zahlungsbedingungen der Rechnung |
| Typische Beispiele | Zimmer, Restaurant, Wäscherei für einen Hausgast | Firmenaufenthalte, Gruppenbuchungen über Agenturen |
So funktioniert ein Transfer ins City Ledger
- Ein Firmengast checkt mit einem offenen Saldo von 420 $ auf seinem Folio aus.
- Statt eine Zahlung entgegenzunehmen, überträgt die Rezeption den Folio-Saldo auf das City-Ledger-Konto der Firma.
- Eine Rechnung wird an den Buchhaltungskontakt des Unternehmens ausgestellt.
- Zahlt die Firma, wird der Zahlungseingang dieser Rechnung zugeordnet – oder mehreren Rechnungen, wenn eine Zahlung mehrere Aufenthalte abdeckt.
Risiken im City Ledger steuern
- Vereinbaren Sie vor dem ersten Aufenthalt Zahlungsbedingungen und ein Kreditlimit pro Konto.
- Stellen Sie umgehend Rechnungen und versenden Sie regelmäßig Kontoauszüge.
- Ordnen Sie Zahlungseingänge den Rechnungen zu, damit der offene Saldo stets korrekt ist.
- Prüfen Sie die Altersstruktur der Forderungen: Überfällige Beträge müssen nachverfolgt werden, bevor neue Aufenthalte auf Rechnung gewährt werden.
Wie bedsKey mit dem City Ledger umgeht
bedsKey führt Firmen- und Reisebüroprofile mit verhandelten Raten und Zahlungsbedingungen; eine mit einer Firma verknüpfte Vertragsrate wird bei jeder Buchung für diese Firma verbindlich angewendet. Folios werden beim Check-out auf das City Ledger übertragen, Rechnungen per E-Mail an den Buchhaltungskontakt der Firma gesendet und Zahlungseingänge rechnungsübergreifend zugeordnet. Rechnungen, Quittungen und Gutschriften tragen Ihr Branding und sind fortlaufend nummeriert.