Guest Ledger vs City Ledger
| Guest Ledger | City Ledger | |
|---|---|---|
| Siapa yang berutang | Tamu yang sedang menginap (in-house) | Perusahaan dan agen setelah keberangkatan |
| Kapan dilunasi | Saat check-out | Sesuai termin kredit pada faktur |
| Contoh tipikal | Kamar, restoran, laundry untuk tamu in-house | Menginap korporat, pemesanan grup dari agen |
Cara kerja transfer City Ledger
- Seorang tamu korporat check-out dengan saldo $420 di folionya.
- Front desk menyelesaikan folio ke akun City Ledger perusahaan alih-alih menerima pembayaran.
- Faktur diterbitkan ke kontak bagian keuangan perusahaan.
- Saat perusahaan membayar, kuitansi dicocokkan dengan faktur tersebut, atau dengan beberapa faktur sekaligus jika satu pembayaran mencakup banyak masa inap.
Mengelola risiko City Ledger
- Sepakati termin kredit dan batas kredit per akun sebelum masa inap pertama.
- Terbitkan faktur segera dan kirim laporan rekening secara rutin.
- Cocokkan kuitansi dengan faktur agar saldo terutang selalu akurat.
- Tinjau umur piutang (aging): saldo yang belum dibayar melewati termin perlu ditindaklanjuti sebelum masa inap baru diberikan secara kredit.
Bagaimana bedsKey menangani City Ledger
bedsKey menyimpan profil perusahaan dan agen perjalanan beserta tarif negosiasi dan termin kreditnya; tarif kontrak hasil negosiasi yang terikat pada suatu perusahaan diberlakukan pada setiap pemesanan untuk perusahaan tersebut. Folio diselesaikan ke City Ledger saat check-out, faktur dikirim lewat email ke kontak bagian keuangan perusahaan, dan kuitansi dicocokkan dengan beberapa faktur sekaligus. Faktur, kuitansi, dan nota kredit diberi branding dan bernomor urut.