Guest Ledger ou City Ledger
| Guest Ledger | City Ledger | |
|---|---|---|
| Débiteur | Clients actuellement en séjour | Entreprises et agences, après le départ |
| Règlement | Au check-out | Selon les conditions de crédit de la facture |
| Exemples typiques | Chambre, restaurant, blanchisserie pour un client en séjour | Séjours d’affaires, réservations de groupes par des agences |
Comment fonctionne un transfert en City Ledger
- Un client d’entreprise effectue son check-out avec un solde de 420 $ sur son folio.
- La réception transfère le folio sur le compte City Ledger de l’entreprise au lieu d’encaisser le paiement.
- Une facture est envoyée au contact comptable de l’entreprise.
- Lorsque l’entreprise paie, l’encaissement est lettré avec cette facture, ou réparti sur plusieurs factures si un même paiement couvre plusieurs séjours.
Maîtriser le risque lié au City Ledger
- Convenez des conditions de crédit et d’un plafond de crédit par compte avant le premier séjour.
- Facturez rapidement et envoyez régulièrement des relevés de compte.
- Lettrez les encaissements avec les factures pour que le solde dû soit toujours exact.
- Suivez la balance âgée : les soldes impayés au-delà de l’échéance doivent être relancés avant d’accorder de nouveaux séjours à crédit.
Comment bedsKey gère le City Ledger
bedsKey gère des profils d’entreprises et d’agences de voyages avec leurs tarifs négociés et leurs conditions de crédit ; un tarif contractuel négocié associé à une entreprise est appliqué automatiquement à chaque réservation de cette entreprise. Au check-out, les folios sont transférés en City Ledger, les factures sont envoyées par e-mail au contact comptable de l’entreprise et les encaissements sont lettrés sur une ou plusieurs factures. Les factures, reçus et avoirs portent votre identité visuelle et sont numérotés de façon séquentielle.