Guest Ledger مقابل City Ledger
| Guest Ledger | City Ledger | |
|---|---|---|
| المدين | الضيوف المقيمون حاليًا في الفندق | الشركات والوكلاء بعد المغادرة |
| موعد التسوية | عند تسجيل المغادرة | وفق شروط الائتمان في الفاتورة |
| أمثلة نموذجية | الغرفة والمطعم وخدمة الغسيل لضيف مقيم | إقامات الشركات وحجوزات المجموعات عبر الوكلاء |
كيف يتم التحويل إلى City Ledger
- يسجّل ضيف تابع لشركة مغادرته وعلى الفوليو الخاص به رصيد قدره $420.
- يسوّي موظف الاستقبال الفوليو بتحويله إلى حساب الشركة في الـ City Ledger بدلًا من تحصيل المبلغ.
- تُصدر فاتورة وتُرسل إلى مسؤول الحسابات في الشركة.
- عندما تسدد الشركة، يُطابق الإيصال مع تلك الفاتورة، أو مع عدة فواتير إذا كانت دفعة واحدة تغطي إقامات متعددة.
إدارة مخاطر City Ledger
- اتفق على شروط الائتمان والحد الائتماني لكل حساب قبل الإقامة الأولى.
- أصدر الفواتير دون تأخير وأرسل كشوف الحساب بانتظام.
- طابق الإيصالات مع الفواتير ليبقى الرصيد المستحق دقيقًا دائمًا.
- راجع أعمار الديون: الأرصدة غير المسددة بعد انقضاء مهلة السداد تحتاج إلى متابعة قبل منح إقامات جديدة بالآجل.
كيف يتعامل bedsKey مع City Ledger
يحتفظ bedsKey بملفات الشركات ووكلاء السفر مع الأسعار وشروط الائتمان المتفاوض عليها، ويُطبَّق سعر العقد المرتبط بالشركة إلزاميًا على كل حجز لتلك الشركة. ويُسوّى الفوليو إلى الـ City Ledger عند تسجيل المغادرة، وتُرسل الفواتير بالبريد الإلكتروني إلى مسؤول الحسابات في الشركة، وتُطابق الإيصالات مع الفواتير. والفواتير والإيصالات والإشعارات الدائنة تحمل هوية منشأتك ومرقّمة تسلسليًا.